KVKK uyumlu iletişim ve başvuru formları nasıl hazırlanır?

İletişim formu, teklif talebi, üyelik ya da iş başvurusu: sitenizdeki her form ad, telefon ve e-posta gibi kişisel verileri toplar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), bu verileri işleyen herkese bazı yükümlülükler getirir. Bu yazı hukuki danışmanlık yerine geçmez; ancak form tasarlarken gözden kaçan temel noktaları bir arada görmenizi sağlar.

Yalnızca ihtiyacınız olan bilgiyi isteyin

KVKK'nın temel ilkelerinden biri, verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasıdır. Bir iletişim formu için ad, e-posta ve mesaj çoğu zaman yeterlidir; doğum tarihi ya da T.C. kimlik numarası istemek hem gereksiz bir yük oluşturur hem de ziyaretçiyi formdan uzaklaştırır.

• Her alan için bu bilgi olmadan işinizi yapıp yapamayacağınızı sorun.
• Zorunlu olmayan alanları isteğe bağlı olarak işaretleyin.
• Sağlık bilgisi gibi özel nitelikli verileri gerçekten gerekmedikçe toplamayın.

Aydınlatma metni formun yanında olmalı

Kişisel veri toplarken veri sahibini; verinin kim tarafından, hangi amaçla ve hangi hukuki sebeple işlendiği, kimlere aktarılabileceği ve sahip olduğu haklar konusunda bilgilendirmeniz gerekir. Bu bilgilendirme verinin toplandığı anda yapılmalıdır.

Pratikte bu, formun hemen altında aydınlatma metnine giden açık bir bağlantı ve kısa bir açıklama anlamına gelir. Aydınlatma metninin okunduğunu bir onay kutusuyla almak yaygın bir uygulamadır; ancak aydınlatma ile açık rızanın farklı şeyler olduğunu unutmayın.

Aydınlatma ile açık rızayı karıştırmayın

Bir talebe yanıt vermek ya da bir sözleşmeyi yerine getirmek için gereken veriler çoğu zaman açık rıza gerektirmez; bu işlemler kanundaki diğer hukuki sebeplere dayanabilir. Açık rıza ise bu sebeplerin dışında kalan işlemler için, belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verilmelidir.

• Açık rızayı hizmetin ön koşulu yapmayın; form rıza verilmeden de gönderilebilmeli.
• Onay kutularını önceden işaretli getirmeyin.
• Farklı amaçlar için ayrı onaylar alın.

Ticari elektronik ileti ayrı bir konudur

Formu dolduran kişiye kampanya, bülten ya da indirim duyurusu göndermek istiyorsanız 6563 sayılı Kanun kapsamında ayrıca ticari elektronik ileti onayı almanız gerekir. Bu onay da ayrı bir onay kutusuyla, önceden işaretlenmeden alınmalıdır. Onayların İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmesi yükümlülüğünün işletmenize uygulanıp uygulanmadığını da kontrol edin.

Onayın kaydını tutun

Bir gün bu kişinin gerçekten onay verip vermediği sorusuyla karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden onayın yalnızca var olduğunu değil, ne zaman, hangi metinle ve hangi kanaldan verildiğini de saklayın. İyi tasarlanmış bir yazılım, onay tarihini ve işlemin yapıldığı IP adresini kayıtla birlikte tutar.

Verileri güvenle saklayın ve süresi gelince silin

Toplanan veriler yalnızca yetkili kişilerin erişebildiği bir yerde tutulmalıdır. Form içeriklerinin herkesin okuyabildiği ortak bir e-posta kutusunda birikmesi sık rastlanan bir risktir.

• Sitenizin her sayfasında SSL (https) kullanın.
• Yönetim paneline erişimi kişiye özel hesaplarla verin ve güçlü şifre kullanın.
• Formlara bot koruması ve gönderim sınırı ekleyin.
• Amacı sona eren kayıtları belirlediğiniz saklama süresinin sonunda silin ya da anonim hâle getirin.

Formlara eklenen takip kodlarına dikkat edin

Form sayfalarına eklenen reklam ve istatistik kodları, ziyaretçinin hangi sayfaları gezdiğini ve bazen forma ne yazdığını üçüncü taraflara aktarabilir. Bu kodlar için çerez politikanızda bilgi verin, zorunlu olmayan çerezleri ziyaretçinin onayından sonra çalıştırın ve form alanlarının içeriğinin bu araçlara gönderilmediğinden emin olun.

Başvuru haklarına yanıt verin

Veri sahipleri kendileriyle ilgili hangi verileri işlediğinizi öğrenmek, düzeltilmesini ya da silinmesini istemek için size başvurabilir. Bu başvurulara kanunda öngörülen süre içinde yanıt vermeniz gerekir. Aydınlatma metninizde başvuruların hangi yolla yapılacağını açıkça yazın.

Kısa kontrol listesi

1. Formda yalnızca gerekli alanlar var mı?
2. Aydınlatma metni bağlantısı formun yanında mı?
3. Açık rıza ve ticari ileti onayları ayrı ve işaretsiz mi?
4. Onayların tarih ve içerik kaydı tutuluyor mu?
5. Veriler güvenli bir yerde ve belirli bir süre saklanıyor mu?

Yazılımlarımızdaki formlar bu ilkelere göre tasarlandı; aydınlatma metinleri yönetim panelinden düzenlenebilir. Metinleri işletmenize göre uyarlamak için bir hukuk danışmanıyla çalışmanızı öneririz.